シフト自動作成のサービスを2〜3社並べて資料を眺めると、困ったことに気づきます。どれも同じに見えるのです。
「AIで自動作成」「希望休に対応」「大幅な時間削減」。カタログの言葉はほとんど共通で、料金表の形すら似ています。展示会で3〜4社の話を聞いて、結局どこが違うのか分からないまま持ち帰った——という方に、私たちは何人もお会いしてきました。
この記事の結論
機能一覧の比較では、導入後の差はほとんど見えません。効いてくる違いは「うまくいかないとき」と「自施設の複雑さ」の扱い方に出ます。
それを見分けるための質問を7つ用意しました。営業担当にそのまま聞いてください。答えに詰まるか、具体的に答えるかで、中身が分かります。
質問1 「条件を全部満たせないときは、どうなりますか」
いちばん大事な質問なので最初に置きます。
現場の条件は、月によっては全部を同時に満たせません。希望休が重なる、夜勤ができる人が足りない——普通に起きることです。そのときツールの振る舞いは3タイプに分かれます。
- 一枚も出てこない（「解なし」で終わる）
- 何かしらの表が出てくるが、どの条件を破ったかは自分で探す
- どの条件同士が衝突しているかを示したうえで、表も出す
運用に耐えるのは3だけです。1は毎月の「組めない月」で手が止まり、2は破られた条件を目視で探す作業が残ります。「衝突箇所を教えてくれますか」と聞いて、画面で見せてもらってください。
質問2 「同じ条件で2回計算すると、同じ結果になりますか」
勤務表には「先月こう組んだから今月はこう」という連続性が要ります。同じ条件を入れるたびに違う表が出てくる道具は、月ごとの説明がつきません。
再現性があるかどうかは、その場で2回計算してもらえば確かめられます。デモの場で頼んでみてください。
質問3 「『必ず守る』と『できれば守る』を分けて設定できますか」
全員の希望を100%通すと、たいてい表は成立しません。現場の担当者が毎月やっているのは「誰の希望をどこまで通すか」という妥協の判断です。
この判断をツール側に持たせられるか——つまり、労基に関わる条件は絶対に守り、希望休はできるだけ叶える、という強弱をつけた設定ができるかを聞いてください。全条件を同列に扱う道具は、質問1の「解なし」に頻繁にぶつかります。
質問4 「ユニットやフロアをまたぐ勤務は、1回の計算で決まりますか」
ユニット型の施設や、フロア・病棟で分かれた現場では、ここが毎月の手間の正体です。
多くのツールは、シフトの自動作成をグループ（ユニット・チーム・事業所）単位で行う設計です。その場合、ユニットをまたぐ応援や、複数ユニットで共有する夜勤は計算の外に残り、これまでどおり担当者どうしの調整になります。
「またぐ勤務も計算に入りますか、それともグループごとに別々に計算しますか」と、設計の前提を聞いてください。詳しくは別の記事にまとめています。
質問5 「日中はユニット単位、夜間は建物単位——という必要人数の変わり方を扱えますか」
質問4の具体版です。日中は各ユニットに2人ずつ、夜間は建物全体で夜勤2人——というように、時間帯によって人数を数える単位が変わる施設は多いはずです。
ここが設定できないと、いちばん調整が大変な夜勤の部分が自動化から外れます。自施設の夜勤の回し方をそのまま伝えて、「これは条件として入りますか」と聞くのが確実です。
質問6 「トライアルは、自施設の実データと実条件でできますか」
デモ用の綺麗なデータでスムーズに動くのは当然です。知りたいのは、自分の施設の職員数・勤務区分・ローカルルールを入れたときに何が起きるかです。
- 実データでの試用が契約前にできるか
- 条件の初期設定を誰がやるのか（自分で全部入れるのか、伴走してくれるのか）
- 試用期間中に質問できる窓口があるか
の3点をセットで確認してください。初期設定の重さは、カタログにいちばん書かれていない部分です。
質問7 「作った表の“その後”——行政提出や共有はどうなりますか」
勤務表は作って終わりではありません。様式9のような行政提出物への集計、職員への共有、実績との突き合わせ。ここが手作業のままだと、削減した時間の一部が戻ってきてしまいます。
自施設で毎月「表を作ったあとに」やっている作業を書き出して、それぞれ「これはどうなりますか」と聞いてみてください。
そのまま使えるチェック表
| # | 質問 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 条件を満たせないとき、衝突箇所を示せるか | |||
| 2 | 同じ条件で同じ結果が出るか | |||
| 3 | 「必ず守る」「できれば守る」を分けられるか | |||
| 4 | ユニット・フロアをまたぐ勤務が計算に入るか | |||
| 5 | 時間帯で必要人数の単位が変わる運用を扱えるか | |||
| 6 | 実データ・実条件でトライアルできるか | |||
| 7 | 様式9などの提出・共有まで繋がるか |
Naftyの答えも置いておきます
自社の記事なので、同じ質問への私たちの答えも並べておきます。確かめ方はどれも同じ——トライアルで実物を見てください。
- 衝突している条件を5つの分類・件数・実例つきの日本語で返し、そのうえで計算は最後まで通します
- 同じ条件なら同じ結果になります
- 条件は「必ず守る」「できれば守る」の2層で、施設ごとに振り分けられます
- ユニット・フロアで分かれたグループも、勤務がつながっている範囲そのままのサイズで1回の計算にまとめられます
- 日中はユニット単位・夜間は建物単位、という条件の書き方に対応しています
- トライアルは実データ・実条件で行い、初期設定は私たちが伴走します
- 様式9の自動作成、スマホアプリでの職員への共有まで含まれています
まとめ
シフト自動作成ツールの差は、カタログの機能一覧ではなく、うまくいかないときの振る舞いと、自施設の複雑さをどこまで計算に入れられるかに出ます。7つの質問はどれも、営業担当への口頭質問とデモ・トライアルでその場で確かめられるものです。